选择适合的议题
简短讨论可以边走边进行，也可以让使用轮椅的人一同移动。屏幕演示、保密文件、繁多记录或大组会议可能更适合在会议室进行。美国疾控中心会议指南把小组步行会议列为一种选择，而非要求。先明确讨论需要完成什么。
邀请但不施压
询问移动的方式是否适合每位参与者。提供坐着或远程参加同一讨论的方式，无须任何人解释健康或残障情况。确认工作规定和路线是否便利。无障碍会议指南建议提前考虑必要调整。拒绝邀请也完全可以。
确定路线和返回时间
选择熟悉、平坦、方便会车的道路，约定明确的返回时间。查看天气、路口、噪声，并确认大家能够听清讨论。步行或轮椅移动采用舒服的速度即可。美国疾控中心活动建议还提到远程会议期间移动的可能性。
留意讨论和道路
出发前明确一个问题。轮流讲话，需要看文件时先在安全地点停下。指定会后记录的人，或在返回后口头复述决定。移动时不要看手机或输入文字。一项工作场所原始研究发现步行会议并非总能方便实施。
会后回顾选择
询问每个人能否听清、发言并留下决定。如果路线妨碍工作，下次就坐着开会。若会议本身需要固定在室内，可以安排两次会议间的活动休息。想在工作以外结伴活动，可看与朋友计划活动。Fitonomy可用于安排个人活动，这不表示它提供会议功能。